Assistante administrative BTP

À propos du poste

INGEST CI recherche une assistante administrative spécialisée dans le secteur du BTP afin d’assurer le bon fonctionnement administratif de l’entreprise et de ses chantiers. Vous serez le garant de la gestion, du suivi et de l’organisation des documents et des informations nécessaires aux activités quotidiennes.

Missions principales

• Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et gérer les courriers entrants et sortants.
• Rédiger les correspondances administratives et préparer les contrats, attestations et notes de service.
• Classer, archiver et mettre à jour les dossiers physiques et numériques.
• Assurer le suivi des dossiers du personnel, vérifier la validité des pièces d’identité, CNPS, contrats, etc.
• Centraliser les documents administratifs des différents chantiers et suivre les autorisations, bons de livraison, procès‑verbaux.
• Faciliter la transmission d’informations entre les équipes terrain et la direction.
• Participer à la préparation des entretiens d’embauche, à l’intégration des nouveaux collaborateurs et à la constitution des dossiers de paie.
• Gérer les demandes d’achats, le suivi des commandes de fournitures et le suivi administratif des fournisseurs.
• Organiser la logistique des réunions, déplacements et élaborer les tableaux de bord administratifs.
• Produire les rapports d’activité et signaler toute anomalie administrative.

Profil recherché

• Formation Bac+2 ou Bac+3 en administration, secrétariat ou domaine similaire.
• Rigueur, sens de l’organisation et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités.
• Bonne maîtrise du français écrit et oral.

Compétences requises

• Maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Bonne connaissance de la gestion documentaire et de l’archivage.
• Connaissance des procédures administratives du secteur du BTP.