Réceptionniste – Chargée d'accueil

À propos du poste

La Chargée d'accueil est la première interlocutrice de l'établissement. Elle assure un accueil chaleureux et professionnel tant en présentiel qu'au téléphone, tout en garantissant la bonne circulation de l'information et du courrier.

Missions principales

• Accueil physique des visiteurs, étudiants, partenaires, fournisseurs et délégations officielles, en les informant, orientant et accompagnant vers les interlocuteurs concernés.
• Gestion du standard téléphonique : réception, filtrage, transmission des messages et mise en relation avec les services compétents.
• Organisation du registre des visiteurs, délivrance des badges d'accès, suivi des salles d'attente et respect des procédures de sécurité.
• Réception, enregistrement, distribution et expédition du courrier entrant et sortant.
• Assistance administrative aux équipes (classement, numérisation, photocopies, préparation de dossiers, réservation de salles, logistique des réunions).
• Veille à la propreté et à la présentation des espaces d'accueil ainsi qu'à la mise à jour de la documentation institutionnelle.
• Support lors d'événements (conférences, ateliers, formations, cérémonies officielles, journées portes ouvertes).

Profil recherché

• Excellente présentation, sens du service et élégance professionnelle.
• Capacité à communiquer clairement et à représenter l'image de marque de l'institution.
• Rigueur, sens de l'organisation et autonomie dans la gestion du front office.
• Aptitude à travailler en équipe et à gérer plusieurs tâches simultanément.

Compétences requises

• Maîtrise de l'accueil physique et téléphonique.
• Gestion du courrier et des documents administratifs.
• Utilisation des outils bureautiques de base (traitement de texte, tableur, messagerie).
• Connaissance des procédures de sécurité et de l'attribution des badges d'accès.